Se sei una di quelle persone che hanno una notifica rossa posta sopra l'icona dell'app Gmail che contiene un numero maggiore di 1.000, sei arrivato nel posto giusto.
Lo stress della vita moderna e il carico di lavoro in crescita significa che molti di noi sono inondati di e-mail 24 ore al giorno con poca conoscenza (o tempo) da leggere o affrontare in modo produttivo l'afflusso costante.
Ecco alcuni utili hack per rendere l'invio e la ricezione di e-mail un gioco da ragazzi.
# 1 riprendere gli incidenti con 'Annulla invio'
Se hai inviato l'email sbagliata alla persona sbagliata o hai dimenticato un allegato cruciale, la funzione "Annulla invio" è la tua grazia. La funzione ti consente di impostare la tua e-mail in modo da poterla richiamare per un massimo di 30 secondi, ma devi abilitarla. Nelle impostazioni scorri verso il basso fino a Annulla invio e quindi imposta il periodo di cancellazione desiderato.
# 2 Usa i filtri per abbattere
Se hai oltre 1.000 e-mail indesiderate nella posta in arrivo, utilizza i filtri per spostare i messaggi in arrivo non necessari nella cartella o etichetta appropriata. Andando alle impostazioni, quindi i filtri, quindi 'crea un nuovo filtro' e contrassegnando 'salta la posta in arrivo', alcuni messaggi eviteranno del tutto la visuale. "Se tua nonna ha appena scoperto gif e ti vuole partecipare al divertimento, imposta qualsiasi email da Nonna per colpire automaticamente la tua cartella 'Nonna Gifs' senza fare alcun lavoro ..." dice il product manager di Gmail John Rae-Grant.
# 3 Codice colore dei messaggi
Mentre Gmail separa automaticamente le email di notifica promozionali e dei social media, l'utilizzo della funzionalità di colore delle stelle ti consente di separare ulteriormente i tuoi messaggi. È un processo manuale ma, utilizzando anche gli Indicatori di importanza, Gmail "impara" lentamente ciò che è importante per te e dà la priorità a quei messaggi in base a come hai classificato gli altri.
# 4 Invia allegati grandi con il cloud
Usi "il Cloud" a proprio vantaggio? Invece di provare a inviare un allegato enorme, utilizza Google Drive per inserire i file. Tutti i tuoi messaggi si collegheranno a un documento di Drive basato su cloud che tutti quelli che hai inviato tramite email possono utilizzare. "Inoltre, non devi preoccuparti dei messaggi di errore allegati di grandi dimensioni perché puoi inserire file di Drive fino a 15 GB", afferma Rae-Grant.
# 5 Agisci con gli avvisi
Gmail non permetterà alle risposte importanti via e-mail di scivolare attraverso le fessure con i pulsanti di azione rapida che ti suggeriscono di agire immediatamente su alcuni messaggi e-mail, come il check-in su un volo, l'apertura di un documento o la valutazione di un ristorante. Se la tua e-mail in arrivo ha un evento, puoi fare clic su di essa per essere aggiunta automaticamente al tuo calendario. Facile come.
[via Fast Company]